20-08-2014 / Artikel
Gemiddeld lopen kleine en middelgrote bedrijven in de zakelijke dienstverlening meer dan 800 miljoen euro aan omzet mis als gevolg van projecten die niet binnen budget of niet op tijd worden opgeleverd. Dat heeft een onderzoek van KPN en Exact (MKB Cloud Barometer 2014) onlangs aangetoond. Projectondersteuning is zeer belangrijk.
Uit het onderzoek blijkt dus dat het MKB steeds meer behoefte heeft aan meer inzicht en strakkere sturing op de uitvoering van projecten. In veel gevallen heeft het projectteam geen professionele inrichting en dát is juist het punt dat ervoor zorgt dat veel projecten net dat randje missen.
Verlies van focus
Met de veranderingen van de economie in het kielzog, is er in de laatste paar jaren bij het personeel behoorlijk gereorganiseerd. Behalve hun dagelijkse werkzaamheden worden medewerkers ook ingezet op taken zoals projecten. Natuurlijk gaat dit uiteindelijk ten koste van een van de twee en zal de focus naarmate de tijd vordert toch weer naar de “standaard” bedrijfsactiviteiten gaan. Dit is natuurlijk doodzonde: een project vereist natuurlijk de volledige aandacht om succesvol te verlopen. Om dit goed te laten verlopen, dienen er veranderingen op het gebied van projecten en vooral de werkwijze daarvan, in de organisatie doorgevoerd te worden, zodat ze blijvend zijn en daadwerkelijk iets gaan opleveren: de juiste vorm van projectondersteuning.
Succesfactoren
Uit het onderzoek MKB Cloud Barometer 2014 wordt het gebruik van projectadministratietools als uitweg genoemd om projecten soepeler en strakker te laten verlopen. Dit is op zichzelf staand alleen geen concrete oplossing voor het probleem. Volgens het onderzoek zijn er daarbij wel een aantal factoren die altijd terugkeren bij het uitvoeren van een succesvol project:
- Goed opdrachtgeverschap en project bestuur
- Een goed omschreven business case
- Draagvlak bij de stakeholders
- Vooraf een juiste risico-analyse
- Realistische en adequate planning
- Het vermijden van overspanning in de organisatie
- Voortdurende evaluatie tijdens het project
Projectondersteuning: Kennis en ervaring
Om deze factoren te verwezenlijken, is er echter wel kennis van en ervaring met projectmanagement nodig. Het opleiden of trainen of de inhuur van een professionele projectmanager is binnen het MKB dan een ook steeds vaker een gebruikelijke stap. Tele’Train gelooft dat het opleiden of trainen van de medewerkers zeer positief voor de organisatie is: doordat de medewerkers de daadwerkelijke vaardigheden verkrijgen, is het een eenmalige investering.
Met behulp van verschillende trainingen, opleidingen en e-learning modules kunnen medewerkers beknopt en snel de juiste skills voor effectief projectwerk verkrijgen. Vooral met e-learning kan deze kennis snel en gemakkelijk overgebracht worden. Maar dat deze trainingen of een specialist zich veel tijd en daarmee projectbudget kan besparen door professionele opleiding of projectondersteuning, is helaas nog niet bij ieder MKB-bedrijf een vanzelfsprekende of bekende optie.