Ministerie van Buitenlandse Zaken

Tele’Train en de Directie Consulaire Zaken en Visumbeleid (DCV) – onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken - werken sinds enkele jaren samen aan verschillende modules voor Comma. Comma is het leerplatform voor consulair medewerkers over de hele wereld. Nadat Comma een aantal jaar geleden werd opgeleverd voor de directie Consulaire Zaken en Visumbeleid, afdeling Consulaire Aangelegenheden (DCV/CA), zijn er meer afdelingen aangehaakt, is er een huisstijlhandboek ontwikkeld en wordt op interactieve wijze de stof bijgeschaafd.

Eén van de afdelingen die de afgelopen tijd is aangehaakt is Visa en Reisdocumenten (VR). Bij VR lag de wens om de kennisoverdracht gestructureerd en beter aan te pakken. In het afgelopen half jaar is een slag gemaakt met de ontwikkeling van negen modules om het wereldwijde visum- en reisdocumentenproces een impuls te geven. Intern krijgen ze al veel positieve reacties op de modules. Medewerkers zijn blij dat eindelijk op een uniforme wijze aandacht wordt besteed aan het verder professionaliseren van de taken op de ambassades.

In de lead

Binnen Tele’Train is Floor Reijerink in de lead. “Vanuit mijn rol heb ik contact met alle stakeholders. Ik monitor de planningen, adviseer over alle facetten van leren en ontwikkelen, stuur het interne projectteam aan en stem af met de klant. Een groot speerpunt is het borgen van kwaliteit en uniformiteit. Het project bevat een grote hoeveelheid e-learnings en een groot projectteam. Dit maakt het belangrijk om hier processen voor in te richten. In de afgelopen jaren is functioneel beheer bij het project aangesloten, zodat we middels functionele (FAT) en gebruikersacceptatie testen (GAT) de kwaliteit en uniformiteit waarborgen. Iedere week hebben we een intern overleg met het projectteam. Tijdens deze momenten staan we stil bij issues uit de FAT en GAT en trekken we hier leerpunten uit. Ook werken we met interne kwaliteitschecks, zodat we een zo goed mogelijk resultaat aan functioneel beheer aanleveren.

Daarnaast is een goede afstemming met de klant cruciaal. Met de Comma-coördinatoren, Marlous Bankras en Gonny Beuger, stemmen we wekelijks af. Ik ervaar deze samenwerking als zeer positief; we kunnen hierdoor snel inspelen op mogelijke issues of vertragingen en het geeft de mogelijkheid om regelmatig te sparren over ideeën.”

Project Coördinatie

Gonny Beuger werkt al sinds 1987 bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en heeft al veel verschillende functies mogen bekleden. In haar huidige functie is zij samen met Marlous Bankras, extern aangehaakt, verantwoordelijk voor de projectcoördinatie van Comma. Marlous vertelt, “Een van de taken die bij ons ligt is het gebruik van de Comma-modules bevorderen. We versturen periodieke nieuwsberichten onder de medewerkers en proberen de vindbaarheid van Comma te vergroten. Daarnaast vragen we de leidinggevende om in deze relatief rustige periode ervoor te zorgen dat de medewerkers de Comma-modules volgen. Dat ze juist nu hun tijd besteden aan kennis vergroting.”

Gonny voegt daaraan toe, “Leuk om te vertellen is dat de Comma-modules niet alleen beschikbaar zijn voor medewerkers in het consulaire domein, maar ook voor andere domeinen. Bij Buitenlandse Zaken is het zo dat je elke 7 jaar een andere functie moet bekleden. Daarbij is het vrij lastig om over te stappen van het ene domein naar het consulaire domein. Door alvast de Comma-modules te volgen doe je als medewerker voorkennis op voor het consulaire domein en wordt het toegankelijker om door te stromen naar consulair.”

Na de zomer begint de Comma-driedaagse, zoals ze dat intern noemen. Tijdens deze dagen worden de nieuwe modules in de markt gezet en wereldwijd gepromoot onder de medewerkers. Een lastige klus als je rekening moet houden met de verschillende locaties en tijdzones. Dit doen ze zoals ze dat wel vaker doen alleen nu groter en gestructureerder, onder andere doormiddel van periodieke nieuwsberichten, interviews met betrokkenen en zelfs prijsvragen.

Samenwerking

Over hoe ze de samenwerking hebben ervaren tussen Tele’Train en DCV zijn Marlous en Gonny het vrijwel meteen eens. “We hebben vooral veel contact met Floor, dit contact is heel prettig. Wat wij met name als heel positief ervaren is de flexibiliteit. Het is aan de kant van DCV soms best lastig om deadlines te halen. Het gebeurt daardoor dus vaak dat hier en daar geschoven moet worden in de planning. Jullie zijn hierin heel flexibel.

Daarnaast denken jullie over veel facetten mee. Verder dan het ontwikkelen van modules, bijvoorbeeld over het communicatiemodel en zaken binnen functioneel beheer. Ook zijn jullie benaderbaar, we hebben wekelijks overleg, maar als tussendoor iets is dan is het makkelijk om even te bellen. Zijn we het ergens niet mee eens dan kunnen we dit gewoon zonder problemen kwijt. Soms wordt het dan uitgelegd en denken we, ‘ach je hebt gelijk’. Dit werkt heel prettig.”

De toekomst

Bij DCV verwachten ze met de grote afstand die zij wereldwijd hebben van elkaar, dat dit het middel wordt om op een uniforme wijze aan je kennis te komen. Een positieve ontwikkeling vindt Mary, vanuit VR de aanjager. “Ik hoop dan ook dat er tijd wordt vrijgemaakt voor ontwikkeling, dat het een onderdeel wordt van een p-cyclus. Als je dat allemaal voor elkaar hebt, dan kun je zeggen dat je een professionele organisatie bent.”